Office 365, SharePoint 2016 & GDPR

Jste připraveni na GDPR? Protože identifikace, klasifikace a archivace dat nějaký ten čas zabere, začněte už dnes. Prostudujte si nařízení a vyrobte si plán nebo najděte firmu, která celé problematice rozumí a sestaví pro Vás podrobný seznam kroků. Pokuste se vypracovat seznam všech typů dokumentů, ať už elektronických nebo papírových, které obsahují osobní data podléhající GDPR a založte si databázi souhlasů s poskytnutými osobními údaji. Nepotřebná data smažte. Nastavte pravidla pro práci s novými dokumenty a pravidelně na jejich dodržování dohlížejte. A nestyďte se volat o pomoc – ať už s výběrem vhodných nástrojů pro práci s daty, nějakou tu právní konzultaci spojenou s vyhotovováním povinných dokumentů nebo s najímáním nových zaměstnanců plnících roli auditora. My se teď společně podíváme na to, jak nám s tím vším může pomoci Microsoft a jeho Office 365.

Celý článek naleznete na http://www.ilikesharepoint.cz/?p=7243

Firma Microsoft vydala prohlášení ve kterém říká, že všechny jeho aktuálně nabízené a plně podporované produkty dostupné na trhu budou v souladu s GDPR pravidly přesně 25. května 2018 (tedy včas). Popravdě, oni na tom už nějakou tu chvíli pracují a přípravy jsou vidět úplně všude. Na první pohled by se mohlo zdát, že je celá tahle věc vůbec nemusí zajímat, jsou přeci americkou firmou, jenže my už teď víme, že GDPR se vztahuje na kohokoliv kdo operuje na Evropském trhu. Navíc, od firmy takové velikosti dodávající software takové důležitosti se tak nějak očekává, že se k celé věci postaví čelem. Nejen, že produkty a služby splňují neuvěřitelné množství standardů a certifikací platných po celém světě (jen pro Azure je to tuším 54 různých standardů), ale neustále přibývají další a všechny již jednou oceněné služby jsou pravidelně kontrolovány, takže vždy aktuální. Microsoft se snaží ještě víc. Možná to víte a možná že ne, ale v Evropě existuje několik zemí, které nemohou používat cloudové služby v plném rozsahu z definice lokálního zákona o uchovávání informací a Microsoft to docela dlouho trápilo, protože jde o celkem velký trh. Také díky tomu teď pracuje na své síti datacenter a na možnosti vybrat si svůj region už v procesu zakládání tenantu, což do nedávna nebylo vůbec možné. Teď si můžete vybrat z 38 různých regionů asi 100 datacenter uspořádaných do tří obřích kontinentálních sítí. Office 365 je plný nástrojů a funkcí, které Vám s GDPR pomohou. Pojďme si je představit pěkně jeden po druhém.

• DATA LOSS PREVENTION – Data loss prevention (DLP) jsou zásady sloužící pro identifikaci citlivých dat obsahu. V tuto chvíli je  přednastaveno zhruba 80 typů formátů citlivých dat, které můžete použít pro svoje pravidla hledání ve OneDrive, Exchange a SharePointu nebo SharePointu online.
  
  
• Office 365 eDISCOVERY – je vyhledávací nástroj s troškou těch „machine learning“ technik, které můžete použít k vyhledávání textových řetězců, metadat a relevantních dokumentů v Office 365 (OneDrive, Exchange a SharePoint online) nebo SharePointu 2013 & 2016.
  
  
• OFFICE 365 AUDIT LOGS – protokoluje obrovské množství událostí uživatelů a správců v Office 365 a Azure Active Directory už od plánu E3. Pomáhá reagovat na hrozící rizika a rozpoznávat potencionální úniky dat pro mnoho kategorií od práce se soubory, přes změny konfigurace služeb až po události v Power BI, Yammeru nebo Sway.
  
  
• SECURE SCORE ANALYZER – nástroj, který Vám formou hry pomocí bodů ukáže, jak bezpečné je Vaše prostředí teď a jaké kroky můžete podniknout pro to, aby bylo ještě bezpečnější.
  
  
• THREAT INTELLIGENCE – Společnost Microsoft vybudovala rozsáhlé úložiště informací o hrozbách z milionů různých zdrojů a nástroj Threat Intelligence pomáhá proaktivně vyhledávat potencionální problémy pomocí analýzy chování uživatelů, prověřování příloh e-mailů nebo analýzy odkazů.
  
  
• THREAT PROTECTION – je proaktivní ochrana před hrozbami, která kontroluje potencionálně nebezpečný obsah jako jsou e-mailové přílohy, odkazy z mailů vedoucí na podezřelé stránky a SPAM zprávy proti stejné databázi, jako používá Threat Intelligence.

• SECURITY & COMPLIANCE CENTER – je to takový rozcestník – stránka, ze které si zažádáte o navýšení místa, stejně jako přidáte novou zásadu, nastavíte migraci dat z jiné služby, zkontrolujete práva nebo nejnovější hrozby, rozešlete zprávu, zkontrolujete Secure Score apod.
  
  
• MOBILE DEVICE MANAGEMENT – Pomocí tohoto nástroje můžete spravovat zásady zabezpečení a blokování nebo povolování mobilních zařízení Vaší organizace.

• CUSTOMER LOCKBOX – máme v našem seznamu proto, že nabízí zákazníkům kontrolu přístupů k jejich datům a dává nám schvalovací práva pro výjimečné případy, kdy si inženýři Microsoftu žádají přístup ke službě nebo datům.
  
  
• DATA GOVERNANCE – Vám pomůže klasifikovat obsah a rozhodovat o tom co se stane v určitých krocích dokumentového cyklu. Přímo na hlavní stránce se můžete dozvědět kolik dat máte kde uloženo a jak rostou v čase, stav všech Vašich nastavených retenčních pravidel, můžete zkusit import dat z .pst souborů uživatelů nebo požádat o navýšení místa.
  
  
• DOCUMENT CENTER SITE – je šablona, která existuje už od on-premise verze 2010 a je to pravé místo pro Vaše dokumenty. Všchno co se týká dokumentů je zapnuté už v momentě, kdy dáváte webu jméno jako check-in check-out, historie verzí, ID dokumentu a podobně. Spousty společností používají tenhle typ stránky k archivačním účelům pro data, na která se podíváte 2x za rok, ale musí existovat.
  
  
• RECORDS CENTER SITE –  je šablona na první pohled velmi podobná Document Center site, ale pod pokličkou je pár drobných rozdílů. Kromě toho že samotné dokumenty mohou být na základě metadat automaticky zamykány, metadata jako taková mohou být ukládána a aktualizována samostatně od dokumentů jako .xml soubory s definicemi. Když pak otevřete soubor k náhledu, metadata mohou být aktualizována nezávisle na dokumentu tak, aby mohl zůstat uzamčený. K dispozici máte verze, audity a zásady, které zabraňují odstranění dokumentu nebo naopak řídí jeho zánik.
  
  

Zdroj: http://www.ilikesharepoint.cz/?p=7243