Školní matrika: Téma, které nyní řeší všechny školy

Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy od 1. října 2013 začalo v rámci statistického šetření přijímat od škol informace o žácích, studentech a uchazečích VOŠ. Na evidenci, kontrolu a předání dat správnímu úřadu skrze internet mají školy čas do úterý 15. října 2013.

Předávání individuálních dat o studentech probíhá již od roku 2006, nicméně letos doznal sběr dat několika větších změn:

• nově se povinně předávají položky zdravotní znevýhodnění, sociální znevýhodnění,

• u základních škol došlo ke změně ve způsobu rozlišování jazyků, kde je nutné u žáka určit, zda je z jeho pohledu jedná o 1., 2.,… či další cizí jazyk,

• základní školy budou též od letošního roku povinně rozlišovat, zda ve třídě funguje asistent pedagoga.

Základem všeho je mít dobře podchycený proces evidence údajů ve školní matrice. Na velkých školách se o ni starají často vyhrazení pracovníci studijních oddělení. Nicméně na menších školách by měla být starost o osobní a kontaktní informace delegována na třídní učitele. Právě oni jsou nejblíže žákům a studentů a jsou schopni rychle reagovat, když jsou informováni například o změně trvalého bydliště.

Třídní učitelé v ten okamžik musí mít v rámci školního informačního systému přístup ke kontrolám chyb v evidenci. Snadno a pohodlně jsou tak schopni zjistit, jaké údaje ještě nemají vyplněné, případně je mají vyplněné špatně. Nemusí se tak obracet na osoby pověřené předáváním dat na servery ministerstva a žádat je o další zkušební předání, čímž se celý proces zjednodušuje a především zrychluje.

Velkým pomocníkem je v tomto směru kvalitně zpracovaná uživatelská příručka, která je provázána i přímo s vlastní aplikaci. Nejdále jde v tomto směru pravděpodobně nejrozšířenější webový školní informační systém Škola OnLine. Tato aplikace kontroluje nejen povinnost vyplnění položek, ale i například závislost položek. Každá nalezená chyba pak rovnou obsahuje základní identifikační údaje žáka (jméno, příjmení, třídu, třídního učitele), podrobnější identifikaci problému, ale především i odkaz na příslušnou kapitolu uživatelské příručky, kde je detailně popsán způsob řešení chyby v tomto informačním systému.